Certains étaient coincés dans des endroits où ils ne voulaient pas être, tandis que d’autres voulaient travailler depuis de nouveaux lieux pour être plus près de leur famille.
Toute cette situation était sans précédent, et les autorités fiscales et les services d’immigration ont été plutôt compréhensifs, acceptant qu’il était impossible pour de nombreux employeurs et employés de rester en conformité avec la réglementation. Les permis de travail expiraient mais les employés ne pouvaient pas partir, et les gens étaient bloqués dans des pays sans jamais être autorisés à y travailler plus d’un jour ou deux. Il n’y a guère d’entreprise internationale sur la planète qui ne connaisse pas une histoire similaire.
Le travail à distance a rendu la conformité beaucoup plus complexe
Trois ans plus tard, les fermetures de frontières et les confinements font partie du passé pour la plupart d’entre nous. Pourtant, le monde du travail a changé à jamais. De nombreux employés travaillent à domicile de façon permanente et les missions internationales peuvent désormais être entièrement réalisées à distance, c’est-à-dire que l’employé ne met jamais les pieds dans le pays dans lequel (ou pour lequel) il travaille. Le fait est que de nombreux employeurs ne savent pas où se trouvent leurs employés ou, s’ils le savent, ils ne se rendent pas compte que le fait qu’ils ne se trouvent pas dans le même pays que leur employeur pose un problème.
Quels sont les problèmes de conformité auxquels les entreprises sont confrontées ?
1. La conformité en matière d’immigration n’est pas synonyme de conformité fiscale.
Les visas Global Nomad sont très populaires. De nombreux pays européens comme le Portugal et la Grèce, ainsi que des pays plus éloignés comme la Barbade, ont créé de nouveaux visas pour les travailleurs indépendants et à distance. S’il est vrai que certains de ces pays ont eu la clairvoyance de prendre en compte les considérations fiscales, d’autres ne l’ont pas fait. Il est donc essentiel de vérifier que le contrat de travail est conforme à la législation fiscale en discutant avec un conseiller fiscal.
2. La conformité fiscale personnelle ne signifie pas la conformité fiscale de l’entreprise.
Votre employé peut avoir régularisé sa propre situation fiscale en s’enregistrant auprès des autorités fiscales, mais les considérations relatives à l’impôt sur les sociétés sont totalement distinctes. Si votre employé mène des activités pour le compte de l’entreprise, il peut créer une obligation d’imposition du point de vue de l’impôt sur les sociétés. Cette situation peut être gérée en faisant appel à un « Employeur de Référence », mais là encore, il est essentiel de demander conseil à un conseiller fiscal.
3. Enfin, il y a la conformité à la sécurité sociale.
De nombreux pays permettent aux employés de rester affiliés à la sécurité sociale de leur pays d’origine et d’être « détachés » pendant un certain nombre d’années (généralement deux, mais cela dépend de la nature du contrat, de sa durée et de sa localisation). Là encore, il est essentiel de prendre conseil car il n’est généralement pas possible de continuer à payer des cotisations classiques dans un pays si l’employé n’y travaille pas réellement.
4. Le droit du travail.
Si un salarié est employé par une société française avec un contrat français mais qu’il travaille à distance au Royaume-Uni et qu’il a un différend avec son employeur ou que ce dernier doit le licencier, quel est le droit du travail du pays qui s’applique ? Les protections des employés peuvent être très différentes d’un pays à l’autre, il est donc essentiel de prendre conseil auprès d’une organisation de services professionnels expérimentée en matière de droit du travail international.
Par où devez-vous commencer pour assurer la conformité de votre organisation ?
1. Déterminez où se trouvent vos employés.
Tout d’abord, vous devez collecter les données. Vous devez faire comprendre aux employés qu’ils doivent être honnêtes sur leurs conditions de travail (et qu’ils sont obligés de le faire). Précisez que le but de l’exercice n’est pas de modifier les modalités de travail des employés, mais de comprendre ce qui se passe dans l’organisation. Ce n’est que lorsque vous disposerez de ces données que vous pourrez commencer à comprendre s’il y a un problème et, le cas échéant, comment le gérer.
2. Créez des procédures.
Les employés ont besoin de sentir qu’ils sont tous traités équitablement et qu’ils font partie de la solution, alors parlez-leur de ce qu’ils veulent. Lorsque vous aurez déterminé l’ampleur du problème auquel vous êtes confronté, vous pourrez définir la meilleure façon de gérer vos employés. La solution dépendra de la taille de votre organisation, de son degré d’aversion au risque et de l’ampleur de la pénurie de talents que vous rencontrez. Si vous avez de sérieux problèmes de recrutement et de rétention, vous ne voulez pas faire quelque chose qui vous fera perdre une grande partie de vos effectifs !
3. Régularisez la situation de vos d’employés.
Maintenant que vous avez établi l’ampleur du problème et décidé de la manière de le traiter, vous devez mettre en œuvre vos projets. Vous devrez notamment
- Travailler avec un avocat spécialisé dans l’immigration pour garantir la conformité du point de vue de l’immigration.
- Consulter un Employeur de Référence qui peut employer vos employés en votre nom si vous n’avez pas d’entité juridique dans un lieu éloigné, ou envisager de créer une entité juridique dans les lieux où vous avez suffisamment d’employés pour le justifier (ou en aurez à l’avenir).
- Travailler avec vos employés pour voir ce qui fonctionne pour eux. Il est essentiel de les faire participer au processus. Si vous adoptez une approche brutale, les employés risquent de démissionner en masse. Si vous expliquez les problèmes et travaillez avec les employés pour trouver des solutions, vous obtiendrez de meilleurs résultats. Si vous devez faire revenir des employés dans le pays où se trouve leur contrat ou au bureau, assurez-vous qu’ils comprennent pourquoi vous le faites et ce que vous voulez obtenir.
4. Mettez en place de procédures pour l’avenir.
Maintenant que votre population d’employés est en conformité avec la légalité, définissez des règles et des attentes claires pour les employés à l’avenir sur ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Là encore, cela dépendra de votre organisation, mais certains employeurs autorisent leurs employés à travailler en dehors de leur pays d’origine pendant une période définie chaque année (par exemple 4 semaines), d’autres n’ont pas de règle mais demandent aux employés de communiquer leur demande à l’avance.
S’assurer que la situation de vos employés en mobilité internationale est conforme ne doit pas être un casse-tête. Il suffit de comprendre les enjeux, de réfléchir méthodiquement et de savoir à qui s’adresser.
Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour créer la politique de mobilité internationale pour votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter.